Datové schránky budou pro SVJ povinné
Schránka bude pro SVJ zřízena od 1.ledna 2023 automaticky a zdarma.
Poslanecká sněmovna schválila novelu zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, která upravuje používání datových schránek.
Významnou novinkou je rozšíření okruhu uživatelů, kam spadá také Společenství vlastníků jednotek (SVJ), kterým bude datová schránka zřízena od 1. ledna 2023 automaticky, bez jejich žádosti.
K čemu datová schránka slouží?
Datová schránka ukládá povinnost komunikovat jejím prostřednictvím s orgány veřejné moci, tedy městskými a obecními úřady, státním zastupitelstvím, policií i soudy. Více než deset let od jejího vzniku ji aktivně používá více než 1 milion uživatelů.
Výhodou datové schránky je úspora času a zjednodušení komunikace SVJ s jednotlivými úřady, již nebudete vyzvedávat korespondenci na poště.
Datová schránka vám bude zřízena automaticky
Pokud vaše SVJ doposud datovou schránku nemá, bude od 1.ledna 2023 zřízena automaticky bez vaší žádosti. Do poštovní schránky vám bude doručen dopis s oznámením o zřízení datové schránky, zároveň bude obsahovat přihlašovací údaje.
Zřízení datové schránky je zdarma, platí se jen za některé služby
Datová schránka vám bude zřízena zdarma, pokud budete chtít ale využít možnost uchování dokumentů, za tuto službu zaplatíte. Cena závisí na množství uložených zpráv, např. za 20 zpráv zaplatíte 120 Kč za rok, ale za 5000 zpráv to již může být až 29500 Kč za rok. Zatímco za komunikaci s orgány veřejné moci platit nebudete, ostatní datové zprávy jsou zpoplatněné jednotnou sazbou 15 korun. Komunikovat tak můžete se všemi právnickými a fyzickými osobami, které mají datovou schránku zřízenou. Příjem takzvaných poštovních datových zpráv je nutné povolit v nastavení datové schránky.
Co potřebujete vědět o datové schránce?
Datovou schránku je nutné pravidelně kontrolovat, zda do ní nepřibyly nové zprávy. Většina dokumentů se totiž považuje za doručené do deseti dnů i v případě, že si je z datové schránky nikdo nevyzvedne - tedy nepřečte. Pro hlídání nových zpráv si můžete nastavit notifikační e-mail nebo SMS zprávu.
V případě SVJ je vhodné v rámci výboru poskytnout přístup do datové schránky určené pověřené osobě - členu výboru. Tato osoba bude mít za úkol sledovat docházející zprávy do datové schránky, archivovat je, případně předávat k vyřízení.
Již jsme zmiňovali výhodu placeného "trezoru" pro archivování zpráv. Pokud si je tedy nechcete všechny ukládat mimo datovou schránku, zůstanou vám v "trezoru". Pokud však tuto službu nebudete využívat, pak pamatujte, že po devadesáti dnech jsou přijaté zprávy automaticky mazány!
Některé dokumenty lze podat pouze přes datovou schránku
Vlastníci datových schránek si pro některé komunikace s institucemi nemohou vybrat, zda zašlou dokumenty poštou, nebo datovou schránkou. Například u SVJ majících povinnost podat daňové přiznání - pokud tak neučiní přes datovou schránku, může být SVJ udělena pokuta až do výše 50 tisíc Kč. Klasická forma papírového podání nebude přijata a finanční úřad bude vůči SVJ postupovat jako by přiznání nepodalo.
Jsou obavy z pokuty oprávněné?
Podle informací SČMBD se až 15 % SVJ potýká s chybějícím vedením, komplikované pro ně tedy bude i sledování informací z datové schránky. Vzhledem k riziku pokut se pro tato SVJ situace ještě dále komplikuje. Obavy vzbuzuje i provoz těch SVJ, kde statutární orgány nevyužívají pro řízení domu mailovou komunikaci, případně vůbec nemají internet.
Je jasné, že nároky na výkon funkce předsedy i členů výboru obecně, stále stoupají. To se týká jak požadavků na odbornou znalost, tak i počítačovou gramotnost a orientaci v online prostředí.